Как овладеть искусством управления временем?
Наверняка многие согласятся, что умение четко оценивать и распределять свой временной ресурс — это действительно искусство. Умение ценить и качественно управлять временем позволяет не только добиваться больших успехов в бизнесе, но и ПРОСТО быть эффективным человеком и яркой личностью. Жизнь ведь не дает второго шанса…
В этой статье мы рассмотрим один из пяти основных элементов, которые способствуют повышению эффективности управленца любого уровня.
Первый ключ успеха современного менеджера — это знание своих возможностей, диагностика и определение временных ресурсов для выполнения той или иной работы.
В большинстве случаев обсуждение задач, стоящих перед управляющим, начинается с указания важности планирования работы. Трудно оспаривать пользу планирования, но все дело в том, что далеко не все запланированные действия претворяются в жизнь. Как подсказывает практика Центра тренинга и консалтинга, зачастую планы остаются только на бумаге в виде благих пожеланий. Крайне редко они воплощаются в реальных достижениях.
Опытные управляющие начинают с анализа своего времени, а не с планирования. Сначала они продумывают, как распределить свое время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки.
Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:
• регистрация времени,
• управление временем,
• укрупнение времени.
Многие успешные бизнесмены соблюдают именно этот трехступенчатый процесс, который лежит в основе повышения эффективности руководящей работы.
Всё вокруг требует времени. Требование времени — это действительно универсальное условие бытия. Тем не менее, существует много людей, которые воспринимают этот уникальный, незаменимый и необходимый ресурс как данность. И, пожалуй, ничто так не характерно для эффективных управляющих, как их забота о времени.
В принципе человек недостаточно подготовлен к управлению своим собственным временем. Поэтому каждый управляющий, который хочет повысить эффективность своего труда, должен знать, что управление временем требует, прежде всего, анализа его «расходования».
Практически в любой организации каждое должностное лицо обычно сталкивается с реальностью непродуктивного использования своего времени. Любой управляющий, независимо от занимаемой должности, время от времени вынужден тратить большую долю своего времени на деятельность, не вносящую качественный вклад в работу организации. Иными словами, много времени затрачивается впустую.
Работники интеллектуального труда, особенно управляющие, должны научиться распоряжаться своим временем укрупненными блоками. Дробление же времени не приведет к желаемому результату, даже если общее его количество, имеющееся в вашем распоряжении, достаточно велико.
Те руководители, которые думают, что могут обсудить планы, направления и качество работы своих подчиненных в течение пятнадцати минут (а многие должностные лица именно так и думают), просто обманывают себя. Для более или менее глубокой проработки этих вопросов необходим, по крайней мере, час, на практике же на это уходит намного больше времени. Установление «человеческих отношений» требует еще более значительных временных затрат.
Ввиду того, что работник интеллектуального труда сам направляет свою деятельность, он должен четко представлять, чего от него ждут и почему. Он должен также иметь представление о работе тех людей, которые используют результаты его труда. Именно поэтому ему необходимо много времени, чтобы собрать нужную информацию, участвовать в обсуждениях, получать рекомендации и т. д. Это время должны ему уделять не только его начальство, но и коллеги.
Для того чтобы добиться реальных достижений, менеджер должен быть сориентирован на результативность своей организации в целом. Иными словами, он должен стремиться достичь таких результатов, с которыми его организация выходит во внешний мир.
Для того чтобы работники умственного труда успешно продвигали дело, руководители современных организаций должны выделять значительную часть времени на встречи с ними и на обсуждение всех проблем. Иногда подобные встречи проходят даже с младшим составом. Обычно руководители задают следующие вопросы: «Что необходимо знать о вашей работе? Есть ли у вас какие-либо оригинальные предложения относительно нашей организации? Какие имеющиеся резервы можно ввести в действие? Предвидите ли вы какие-либо нежелательные повороты событий, которые кроме вас никто не может предусмотреть? Что вы хотели бы узнать от меня относительно нашей организации?».
Без проведения подобной работы работники теряют энтузиазм и превращаются в чиновников–«отсидчиков времени» или же направляют свои усилия в узкую область своих интересов, не связанных с потребностями организации. Вместе с тем, такие мини-симпозиумы требуют огромных затрат времени, тем более что они должны вестись в неторопливой и спокойной манере. Люди должны верить, что «располагают любым количеством времени». В конечном итоге, это способствует скорейшему достижению успехов.
Можно отметить такой парадоксальный факт — чем больше людей объединяется в выполнении общей работы, тем больше времени уходит на «общение» в ущерб продуктивной деятельности. Крупные организации отличаются тем, что не жалеют времени управляющего.
Итак, чем крупнее организация, тем меньше по-настоящему производительного времени имеет в своем распоряжении управляющий и тем большую важность приобретает для него анализ затрат времени и управление им.
Среди эффективных управляющих, за которыми довелось наблюдать в процессе работы Центра тренинга и консалтинга, были такие, кто принимал решения в очень сжатые сроки, и такие, кто приходил к ним достаточно медленно. Но их объединяло одно: все без исключения медленно, но верно находили эффективные решения, касающиеся персонала своих организаций. При этом, прежде чем прийти к какому-то окончательному выводу, они по нескольку раз прорабатывали варианты.
Таким образом, потребности организаций, потребности людей и необходимость уделять все больше времени на нововведения и перемены ставят управляющих перед необходимостью научиться управлять своим временем. Управление же временем немыслимо без анализа его расходования.
Диагностика времени
Ни для кого не секрет, что для определения участков расходования времени необходимо вести его регистрацию. Принципы научной организации труда требовали тщательного подсчета времени, необходимого на выполнение той или иной производственной операции. С тех пор систематизированный обсчет рабочего времени работников физического труда стал одним из основных элементов управления предприятиями.
У многих хороших управленцев вошло в привычку вести журнал затрат своего времени, анализировать его и делать соответствующие выводы. Как минимум управляющие делают фотографию своего рабочего дня в течение какого-то определенного периода времени (три или четыре недели) несколько раз в год. Каждая такая выборка служит основанием для переосмысления рабочего графика. Неизменным результатом такого анализа является выявление участков непроизводительного времени. Таким образом, систематизированное управление временем можно считать следующим этапом повышения эффективности работы управляющего. Прежде всего следует выявить участки неэффективного использования своего времени с целью их устранения. В ходе этого рекомендуется ответить на ряд диагностических вопросов.
1. Для начала необходимо выявить и устранить те виды деятельности, которые не приносят никаких результатов, но отнимают время. Для этой цели подойдет метод исключения. Применительно к каждому виду деятельности нужно задать вопрос: «Что произойдет, если этого не делать вообще?». Если подойдет ответ: «Ничего не случится», то этот вид загрузки можно исключить.
2. Следующий вопрос: «Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?».
Рациональное распределение нагрузок — это отнюдь не «делегирование», не перекладывание своих функций на других, а частичное высвобождение своего времени для концентрирования сил и внимания на наиболее важных участках работы и предоставление своим коллегам и подчиненным возможности проявить свои способности.
3. Опытные управляющие выработали в себе привычку напрямую и систематически задавать такой вопрос: «Что я делаю такого, что поглощает время подчиненных и не повышает их эффективность?». Постановка такого вопроса без всякого ложного опасения услышать нелицеприятный ответ является отличительным признаком того, что управляющий знает свое дело.
Сокращение непроизводительных затрат времени
Плохое руководство ведет к потере времени всех работников, и прежде всего, самих управляющих.
1. Необходимо выявить участки непродуктивной траты времени из-за отсутствия системы или дальновидности. Повторяющиеся из года в год «кризисы» в работе служат хорошим сигналом для принятия мер. В действительности тот кризис, который произошел второй раз, должен быть последним.
Любая хорошо управляемая организация по-своему монотонна и «скучна». Драматизм в таких организациях проявляется в принципиальных решениях, формирующих будущее, а не в героических усилиях, направленных на ликвидацию заранее созданных трудностей.
2. Раздутые штаты разбазаривают время. В организациях, рационально укомплектованных людскими ресурсами, всегда есть возможность избежать личных коллизий и выполнять свою работу без постоянных объяснений ее сущности многочисленным окружающим.
3. Неправильная организация работы — еще один фактор потери времени. Ее симптом — невероятное количество заседаний и совещаний. Совещания как таковые — уже по сути своей являются уступкой слабой организации. Можно либо совещаться, либо работать. Заниматься одновременно этими двумя видами деятельности невозможно. В идеально организованной структуре (в нашем меняющемся мире это только мечта) нет места собраниям. Отсюда вывод: совещания должны быть более целенаправленными. Хаотические совещания не только абсурдны, но и просто вредны. Совещания должны быть исключением, а не правилом.
4. Сбои в информационном процессе также ведут к значительным потерям времени. Ситуация ухудшается в случае передачи неверной информации. Время — это наиболее дефицитный ресурс, и если им не управлять, то всё остальное также останется неуправляемым. Более того, анализ своего времени является по сути дела единственным легко осуществимым и в то же время систематичным средством анализа собственной деятельности с целью выявления наиболее значимых участков приложения своих сил.
Для «простого смертного» практически невозможно следовать предписанию постижения смысла бытия: «Познай самого себя». В то же время каждому под силу следовать заповеди: «Познай свое время» и, таким образом, встать на путь повышения собственной эффективности и значимости для своей организации.
