Эффективность менеджера — качество или количество?
На этот вопрос можно ответить очень просто — умей расставлять приоритеты, это позволит достигать максимальных результатов. Пустая трата сил и времени приводит к самым отрицательным результатам.
Эффективные управляющие концентрируют свое внимание на нескольких важнейших участках, в которых исполнение поставленных заданий принесет наиболее ощутимые результаты. Собственно, вся их деятельность должна состоять из выполнения именно приоритетных заданий — это и является четвертым ключом успеха любого управленца.
Всё в свое время
“Секрет” эффективности заключен в сосредоточенности и целенаправленности. Успешный менеджер всегда начинает с решения первоочередных задач и при этом делает всё последовательно, не распыляясь на мелочи.
Необходимость концентрации заложена как в характере управленческого труда, так и в природе самого человека. Можно предложить несколько объяснений этому явлению: на решение всех важных задач нам никогда не хватает имеющегося в нашем распоряжении времени. При анализе полезной деятельности управляющего обнаруживается наличие огромного количества стоящих перед ним важных задач, но анализ времени, отпущенного управляющему, показывает, что его явно недостаточно для решения всех задач, необходимых для успешного функционирования данной организации. Как бы мастерски ни контролировал он свое время, большая его часть ему не принадлежит. Иными словами, он постоянно испытывает дефицит времени.
Аналогично этому, чем больше работает управляющий над продуктивным использованием сильных качеств, тем в большей степени он осознает необходимость их сосредоточения на наиболее значимых перспективных участках. Только таким образом можно добиться желаемых результатов.
Человек, будучи “многоцелевым инструментом”, способен решать огромное количество разнообразных задач. Но для продуктивного приложения потенциальных способностей человеку необходимо сконцентрировать множество индивидуальных полезных качеств на решении определенной задачи. Достижению поставленной цели способствует концентрация всех навыков и умений в одной точке.
И часто бывает так, что большие трудозатраты не выражаются в достигнутых результатах. Это происходит с людьми, которые не могут правильно рассчитывать время, необходимое для выполнения отдельной задачи. Такие люди всегда надеются на то, что все пойдет правильно. Любому опытному управляющему известно, что это пустые надежды. Всегда случаются какие-то неожиданности. Именно поэтому эффективные менеджеры всегда предусматривают определенный запас времени. Типичный (то есть недостаточно эффективный) руководитель постоянно спешит и поэтому чаще всего опаздывает. Эффективные управляющие предпочитают не гнать изо всех сил. Они устанавливают для себя приемлемый темп, но сохраняют его до конца дистанции. Наконец, типичный управленец старается делать несколько вещей сразу. Поэтому у него никогда нет минимально необходимого количества времени ни на одну из задач его программы. Если решение хотя бы одной задачи заканчивается неудачей, то, скорее всего, рушится вся программа.
Действительно результативные управленцы знают, что им необходимо сделать очень многое, и притом на самом высоком уровне. Чтобы достичь этого, они концентрируют время и силы, как свои собственные, так и всей организации, на выполнении чего-то одного в отдельный период времени. Они также начинают с решения первоочередных задач.
Избавление от прошлого
Прежде чем концентрировать силы в одном направлении, эффективные менеджеры стараются избавиться от прошлого, которое перестало быть продуктивным. Они периодически пересматривают программы своей деятельности и деятельности своих сослуживцев, задавая при этом вопрос: “Если мы до сих пор этого не делали, то стоит ли заниматься этим теперь?” Если ответ отрицательный, то они сокращают или вообще прекращают работы в данном направлении. По крайней мере, управляющие стараются делать так, чтобы не вкладывать дополнительные ресурсы в уже непродуктивные отрасли. Затем все важнейшие средства, и в частности скудные человеческие ресурсы, которые были задействованы в выполнении задач вчерашнего дня, немедленно переключаются на перспективные направления.
Руководители, независимо от того, хотят ли они этого или нет, постоянно тянут за собой прошлое. Впрочем, это неизбежно. День сегодняшний — это всегда результат действий и решений, принятых вчера. Человек, какое бы положение он ни занимал, не в состоянии предугадывать будущее. Вчерашние действия и решения, какими бы смелыми и мудрыми они ни были, неизбежно превращаются в сегодняшние проблемы, кризисы и недоразумения. Однако особенностью работы управляющего в любой организации является передача сегодняшних ресурсов будущему. Это значит, что каждый постоянно должен уделять время, применять силы и изобретательность на корректировку вчерашних действий и решений как собственных, так и своих предшественников. Именно на это уходит гораздо больше времени, чем на выполнение каких-либо других задач.
К сожалению, в бесплодных попытках довести до “успешного завершения” подобные дела растрачивают себя наиболее способные люди.
Управляющий, который хочет быть эффективным сам и сделать эффективной свою организацию, должен внимательно отслеживать все программы, все направления деятельности, все задания. Он должен постоянно себя спрашивать: “Стоит ли этим заниматься?”, и если выяснится, что не стоит, то тут же избавляться от ненужного балласта, который тянет назад. Это совершенно необходимо для того, чтобы “держать вес” организации, в которой он работает. Без этого организация очень скоро теряет форму, цельность и управляемость. Организации всегда должны быть такими же подтянутыми и мускулистыми, как биологические организмы.
Правило, согласно которому необходимо отбрасывать старое, чтобы дать дорогу продуктивному новому, имеет универсальное значение. Можно допустить, что мы еще долго ездили бы в дилижансах, национализированных, хорошо субсидируемых и поддерживаемых широкими научными программами по “переподготовке лошадей”, если бы где-то в 1825 году уже существовало Министерство транспорта.
